8 facteurs à prendre en compte pour aborder la migration de Windows Server 2003 vers Office 365

Windows Server 2003 vit ses derniers jours. Si vous n’avez pas encore planifié votre migration, c’est le moment ou jamais de vous y pencher. Nous avions déjà présenté les options de migration depuis Windows 2003, dont Windows Server 2012 et Microsoft Azure. Dans cette dernière publication, nous évoquons les éléments clés du licensing d’Office 365 (O365), la solution en ligne de Microsoft.

Office 365 offre tout un éventail d’options d’achat et de licences flexibles et économiques pour migrer à partir d’Exchange et/ou SharePoint vers les offres de services SaaS de Microsoft. Avant de migrer vers Office 365, voici 8 facteurs à considérer afin de décider de votre stratégie de migration.

1. Quelles sont mes licences produits Microsoft actuelles ?

Dans le cadre de votre migration vers Office 365, il est important de connaître avec précision les modes de licences Microsoft de vos postes de travail et serveurs, désormais disponibles sous Office 365. Une migration vers Office 365 implique à la fois des changements en termes de licences et de coûts ; vous devez donc savoir ce que couvrent actuellement vos licences pour la Suite Office, Exchange, SharePoint, et Lync/Skype Entreprise afin de prendre la meilleure décision pour votre entreprise.

2. Quels sont mes programmes de licences actuels ?

Vous devez connaître les produits couverts par vos licences mais aussi la nature de vos licences. Quelques programmes tels que l’Accord Entreprise (AE) proposent la migration vers Office 365 alors que d’autres tels que Select Plus ou Open Business n’offrent pas la même souplesse. Une vision claire de votre transition sera indispensable pour appréhender toutes les options qui s’offrent à vous en termes de coûts et de modes de licences.

3. Ai-je une licence pour la Suite CAL (Client Access License) ?

La Suite CAL, proposée soit en suite Core CAL ou Enterprise CAL, comprend l’essentiel des composants d’Office 365. A l’exception de la Suite bureautique Office, tous les composants de la CAL tels qu’Exchange, SharePoint, et Lync, peuvent migrer vers Office 365. La possibilité de migrer vers Office 365 dépendra en grande partie de votre mode de licences pour chaque composant, la migration ayant à la fois un impact sur les coûts et les licences. Une évaluation minutieuse de ces éléments sera indispensable à une migration réussie.

4. Quand dois-je renouveler mon contrat de licences en volume ?

Microsoft propose de nombreux programmes de licences pour les services d’Office 365. L’Accord Entreprise (AE) est le plus courant et s’adresse pour le moment aux entreprises de plus de 250 utilisateurs. Idéalement, la transition vers Office 365 devrait concorder avec la date d’échéance de votre contrat. Vous pourrez en profiter pour revoir votre nombre de licences, vos coûts, vos conditions de paiement ainsi que les termes de votre accord. En août 2014, Microsoft a modifié la tarification de certaines références (SKU) d’Office 365, ces changements touchent certaines entreprises envisageant de passer à Office 365. Pour prendre la meilleure décision quant à votre migration vers Office 365, assurez-vous de connaître la date d’échéance de votre contrat actuel.

5. Quel est le calendrier de migration vers Office 365 ?

Un bon calendrier de migration est aussi important que de connaître les détails des programmes de licences ou les coûts. Dans votre évaluation des coûts, il faudra prendre en compte ceux qui sont liés à la migration elle-même et ceux liés au déploiement des services. Microsoft propose plusieurs programmes qui permettent de limiter ces coûts. Il est néanmoins primordial d’avoir établi un calendrier de migration. Sans cela, vous pourriez bien vous retrouver en possession de produits inutiles ou redondants.

6. Quels plans de services sont possibles et est-il judicieux d’associer différents programmes en fonction des besoins de mes utilisateurs ?

Office 365 n’est pas une solution monolithique. En fonction des plans de services, du type de contrat ou des exigences liées au programme, vous pourrez bénéficier d’une certaine souplesse offerte par les modes de licences Cloud pour vos utilisateurs. Par exemple, certaines entreprises peuvent souhaiter ne migrer que vers Exchange Online et non vers tous les services de la Suite Office 365. Des licences à la carte sont ainsi disponibles sans avoir à vous engager sur toute la Suite de services Office 365. Par ailleurs, Exchange propose deux types de licences différentes selon les fonctionnalités dont vous avez besoin. Vous gagnez alors en flexibilité aussi bien en termes de services offerts qu’en termes de coûts ; la solution s’adapte ainsi aux fonctions dont vos utilisateurs ont besoin. En déterminant précisément les besoins de vos utilisateurs, vous pourrez déterminer la solution sur mesure idéale pour votre entreprise et optimiser vos coûts.

7. Office 365 : transition ou Add-on ?

Vous avez à votre disposition plusieurs méthodes pour passer sous Office 365. Cependant, les plus courantes sont la transition et l’Add-on. La transition vers Office 365 permet de bénéficier des services d’Office 365 en cours de contrat ou lors du renouvellement en fonction des services couverts par votre licence actuelle. Elle peut se faire selon différentes options de licences et financières. Une bonne connaissance de votre inventaire de licences et un planning de migration précis vous permettront de prendre la meilleure décision concernant votre migration. Une autre alternative moins complexe est l’Add-on Office 365. Cette option introduite en août 2013 permet à certaines entreprises de tirer parti d’Office 365 de façon flexible et économique.

8. Combien cela coûte-t-il ?

Les coûts de licences pour migrer vers Office 365 dépendent des réponses aux questions précédentes. Des facteurs tels que le statut actuel de vos licences, le calendrier prévu de votre migration et le type de licences détermineront les coûts associés à votre migration. L’atout majeur d’Office 365 reste sa souplesse. La complexité des modes de licences impose d’avoir une idée très claire des éléments précédemment évoqués. La transition vers les services Office 365 de votre choix en sera grandement simplifiée.
SHI est le partenaire de référence pour vous accompagner dans cette transition grâce à une expérience unique dans le monde en matière de licences. Nous vous aidons à analyser votre situation actuelle et à définir avec vous la stratégie à adopter afin de pouvoir prendre une décision éclairée pour votre migration. Windows Server 2003 ne fournit plus aucun support à ses utilisateurs depuis le 14 juillet 2015. Contactez votre Ingénieur Commercial SHI pour aborder les questions relatives à votre plan de migration.