4 questions que se posent les clients sur le licensing d’Office 365

Microsoft a tenté de simplifier le modèle de licence d’Office 365, mais les règles peuvent toutefois continuer de porter à confusion, particulièrement lorsqu’on migre d’un modèle de licence perpétuelle vers un modèle par abonnement. Pour gagner en clarté, nous avons répondu aux quatre questions les plus fréquemment posées.

Qu’est-ce qu’une « CAL Bridge » ?

Microsoft a lancé la Client Access License (CAL) Bridge dans le but d’aider les entreprises à migrer leurs applications serveurs sur site vers le cloud tout en maintenant inchangé leur engagement sur la totalité du parc ainsi que leurs droits de licence. Chaque CAL Bridge est constitué des composants des suites CoreCAL ou ECAL qui ne sont pas inclus dans les plans Office 365.

Prenons un exemple. La Core CAL Suite permet à l’ensemble des utilisateurs et postes de travail d’une même organisation, d’accéder aux serveurs physiques intégrant l’une ou l’autre des applications suivantes :

• SharePoint Server
• Système d’exploitation (OS) Windows Server
• Lync Server
• Exchange Server
• System Center Configuration Manager
• System Center Endpoint Protection

La migration vers Office 365 Plan E1 permet aux utilisateurs d’une organisation d’obtenir un accès à certaines de ces applications via le cloud. Ces organisations doivent toutefois conserver leurs licences pour les applications qui ne sont pas comprises dans Office 365 Plan E1. La Core CAL Bridge permet de combler le changement de mode d’accès pour ces utilisateurs. Au lieu d’obtenir des licences utilisateurs pour la Core CAL Suite, une organisation peut souscrire pour ses utilisateurs, une licence Office 365 Plan E1 et une Core CAL Bridge pour Office 365.

Cette nouvelle configuration répartit les licences de la manière suivante :

Office 365 Plan E1 octroie aux utilisateurs des licences pour SharePoint Server, Exchange Server et Lync Server, alors que la Core CAL Bridge pour Office 365 fournit des licences pour Windows Server OS, System Center Configuration Manager et System Center Endpoint Protection.

Une fois que je passe à Office 365, est-il possible de revenir à une solution sur site ?

Une transition vers Office 365 implique le passage de licences perpétuelles avec Software Assurance (SA) à un mode de licence par abonnement, la SA ou une licence avec SA devant être active au moment de la transition. Une fois la transition effectuée, une organisation peut revenir à des licences perpétuelles avec SA sous deux conditions.

Tout d’abord, la SA ne pourra dépasser le nombre de licences perpétuelles existantes au moment de la transition. Par exemple, une organisation ne pourra pas passer de 200 licences perpétuelles à 200 licences par abonnement, ajouter 50 licences par abonnement pour ensuite revenir à 250 licences perpétuelles. Elle ne pourrait que repasser à 200 licences perpétuelles. De plus, une entreprise pourra revenir à des licences perpétuelles à condition que la couverture SA n’ait pas été interrompue.

Qu’est-ce que le concept de Réservation de Licence ?

Lorsqu’une organisation sous Accord Entreprise (EA), acquiert des licences sur site (on premise) avec SA, tout ajout de licences correspondant à un nouveau déploiement a lieu durant le processus de true-up. L’entreprise passe une commande de régularisation relative à l’augmentation du nombre de postes de travail ou serveurs et effectue son paiement de façon annuelle à date anniversaire du contrat.

Microsoft a lancé le concept de Réservation de Licence afin d’aider les organisations à ajouter des services cloud sans nécessiter de bon de commande immédiat.

La Réservation de Licence est un processus réservé aux clients sous EA, qui permet d’utiliser des services cloud sans bon de commande initial de deux manières différentes :

1. Si une organisation prévoit de déployer Office 365 immédiatement, les références des produits sont listées sur la CPS du client (Customer Price Sheet, c’est-à-dire Liste de Prix Client) dans le cadre de son annuité. Si l’organisation ne prévoit pas de déployer Office 365 immédiatement mais envisage de le faire ultérieurement, Microsoft ajoute les références Office 365 à la CPS à titre de tarification future. Dans les deux cas, dès que Microsoft a traité la CPS et a activé le contrat du client, l’organisation peut se rendre sur son portail Office 365 et réserver d’autres services sans bon de commande.
2. S’il n’y a pas de services Office 365 sur la CPS, Microsoft propose le service « Quickstart Reservation », qui permet aux clients de réserver des services immédiatement utilisables et accorde ensuite 30 jours pour fixer le prix des services Office 365 via une CPS additionnelle.

La Réservation de Licence est un engagement financier ; il est donc essentiel qu’une organisation comprenne bien les services et coûts associés. Les Réservations de Licence sont généralement rapprochées lors du processus de true-up annuel, c’est-à-dire dans les 30 à 60 jours précédant la date anniversaire du contrat.

Est-il possible de réduire le nombre de licences Office 365 dans le cadre de mon plan de services actuel ?

Dans le cadre du modèle classique de licence perpétuelle avec SA, une organisation ne peut pas réduire son nombre de licences. Toutefois, la réduction de Licence offre la possibilité aux organisations de réduire leurs licences par abonnement annuellement, selon les principes suivants.

Dans un environnement hybride comportant à la fois des licences sur site et des licences cloud :

• Les entreprises peuvent réduire le nombre de licences par abonnement dans le cadre d’un engagement à l’échelle de l’entreprise. Toutefois, la quantité totale de licences par abonnement et de licences perpétuelles avec SA ne peut être inférieure à la quantité de postes éligibles déclarés au départ. Si une entreprise commence son accord entreprise avec 500 licences, elle ne pourra pas descendre en-deçà.
• Les entreprises peuvent réduire – même jusqu’à zéro – le nombre de licences par abonnement désignées comme services en ligne additionnels, dans la liste de produits Microsoft.

Dans un environnement uniquement cloud :

• Le nombre de licences par abonnement peut être réduit à un minimum de 250 licences.
• Le nombre de licences par abonnement désignées comme services en ligne additionnels dans la liste de produits Microsoft peut être réduit librement – même jusqu’à zéro.

Ceci est un récapitulatif de quelques-unes des questions les plus fréquentes que nous recevons concernant le licensing d’Office 365. Si vous avez d’autres questions concernant les règles de licence cloud et leur impact potentiel sur votre transition vers Office 365, contactez votre Ingénieur Commercial SHI ou n’hésitez pas à déposer un commentaire ci-dessous.